Par exemple, elle décompose le portefeuille de crédits en décaissements et remboursements mensuels, au lieu d'indiquer simplement un accroissement ou une réduction nette du portefeuille, comme le fait le rapport F1. Les PC actuels sont bien assez performants pour satisfaire aux besoins de la plupart des institutions de microfinance. ? Le fait de travailler à partir d’un serveur équipé d’une base de données unique associée à de multiples modules interconnec-tés permet d’exploiter les informations du système Il existe des programmes de formation intensive organisés à l'intention des responsables d'agences, ainsi que des programmes de formation internationaux. Tous les comptes de produits sont présentés dans l'ordre, suivis des comptes de charges. Les données sont extraites des rapports A6, C5 et E1. Aux nombreux intéressés qui s'enquièrent de la fréquence à laquelle doivent avoir lieu ces opérations de sauvegarde des données, il est généralement demandé quel volume d'information ils sont prêts à réintroduire dans le système. Les rapports sont les éléments les plus visibles et les plus utilisés des systèmes d'information de gestion. En se basant sur le plus utile de ses nouveaux indicateurs, la BALANCE ÂGÉE DU PORTEFEUILLE À RISQUE, BRAC peut classer l'encours du principal des crédits en fonction du nombre d'échéances manquées et, partant, identifier la situation et le profil des remboursements de mois en mois. L'équipe chargée du projet se composait de Ravi Ruparel, Irv Bisnov et Christel Morley (Deloitte Touche Tohmatsu International), de Calvin Miller, Chuck Waterfield et Nick Ramsing (MEDA Trade & Consulting), et de Janney Carpenter et Lynn Pikholz (Shorebank Advisory Services). Dans certains cas exceptionnels, il peut être plus judicieux d'utiliser le portefeuillede crédits comme dénominateur. Là encore, il est possible de dissocier l'épargne volontaire de l'épargne obligatoire. Le passage de … Il n'existe pas de institution envisage d'acquérir un système déjà utilisé solution a priori. Coût de l'appui technique périodiquement nécessaire pour réparer ou mettre à niveau les ordinateurs, ? Système de gestion de base de données relationnelle stable, se prêtant aisément à la récupération des données et à des vérifications. La gestion du système éducatif dans son ensemble, constitue un levier majeur sur lequel les gouvernements comptent pour renforcer les systèmes de formation professionnelle. évaluation détaillée des logiciels ? un certain langage de programmation ou préconiser un, ? Les colonnes 1 à 3 fournissent des informations sur le compte. L'élaboration d'un système d'information de gestion est une entreprise complexe qui soulève tout un ensemble de problèmes. Normalement, le montant versé est imputé, premièrement, au paiement des pénalités, ensuite aux intérêts échus, puis au principal exigible, puis aux intérêts courus (mais non encore exigibles) et enfin au principal non encore exigible. Il est important que le client comprenne toutes les informations qui y sont présentées, car le rapport est le principal document utilisé en cas de différend sur les mouvements intervenus. La deuxième correspond à l'achat par ESSOR de nouveaux ordinateurs pour moderniser ses systèmes d'information. Or, il aurait été possible d'éviter les dépenses et la perte de temps occasionnée par ces modifications en se montrant plus prévoyant. Aucun débat sur les systèmes d'information de gestion des institutions de microfinance ne peut être considéré comme clos tant qu'il n'a pas été procédé à un examen approfondi des indicateurs financiers et de gestion. Toute organisation dispose d'un système d'information d'une forme ou d'une autre. Comment la date du premier remboursement est-elle fixée ? You can download the paper by clicking the button above. Aussi les directeurs doivent-ils évaluer leurs disponibilités futures et la mesure dans laquelle elles leur permettront de satisfaire, en temps voulu, aux besoins des programmes et des opérations. Le rapport C8 : BALANCE ÂGÉE DES PRÊTS ET CALCUL DES PROVISIONS récapitule les informations disponibles sur le portefeuille classé à risque. La période limite durant laquelle un prêt peut être en retard est fonction de la politique d'abandon de créances de l'institution. Total des décaissements (diagramme en barres), ? Ces hypothèses sont relativement valides dans le cas, disons, des banques commerciales américaines15, mais il n'est guère judicieux de se baser sur le RENDEMENT DES FONDS PROPRES pour comparer des institutions de microfinance, car celles-ci ont des structures de dettes et de fonds propres très diverses. De quelle manière les remboursements en nature sont-ils pris en compte par le système de comptabilité ? Si cette opération peut offrir certains avantages, elle n'en augmente pas moins considérablement le coût du système. notamment en s'adressant à d'autres institutions ou à des sociétés de services et d'ingénierie informatique, à des bailleurs de fonds et à des consultants. Combien coûte un système d'information de gestion ? Procédures pour les opérations bancaires et les ? Il est facile d'adapter cette structure à mesure que l'institution se développe en ajoutant de nouvelles lignes pour les agents de crédit et les agences. Jennifer Isern et Richard Rosenberg (CGAP) ont coordonné l’élaboration de la version anglaise de cet ouvrage. de l'embaucher dans l'institution.) Le retraitement indiqué ici compense cette subvention implicite et permet d'estimer la capacité de l'institution à mobiliser des ressources aux conditions du marché. Les rapports inclus ici comprennent des rapports sur les prêts pris individuellement, pour décrire aux clients la situation de leurs comptes, et des rapports de gestion courante employés par le personnel de terrain pour accroître l'efficacité de leurs activités quotidiennes. Ce dernier ne considère que le montant en arriéré et non l'encours total du crédit. Par exemple, il faudra diviser la somme des différents soldes par 13 pour obtenir la moyenne annuelle. ? Ces opérations en parallèle mériteraient normalement d'être poursuivies pendant au moins deux mois, c'est-à-dire jusqu'à ce que pratiquement tous les clients aient effectué au moins un paiement et que deux soldes de clôture en fin de mois aient été calculés. Figure 1.1 Entrées et sorties d'un système d'information de gestion 4 Figure 1.2 Éléments d'un système d'information de gestion 5 Figure 2.1 Un système manuel de comptabilité typique 16 Figure encadrée 3.1 Caractéristiques des données et des informations aux différents niveaux d'utilisation 32 Ce chapitre décrit un type d'organisation des données permettant de les présenter d'une manière exploitable par leurs utilisateurs, à savoir les clients, le personnel de terrain, les directeurs d'agence et les directeurs régionaux, le personnel de direction, les membres du conseil d'administration, les actionnaires et les bailleurs de fonds. ce qui n'est pas si rare ? En cas d'erreur de frappe, le chiffre de contrôle ne correspond plus à la somme calculée et l'opération ne peut être effectuée. En effet, après avoir acquis une certaine expérience du système, les usagers peuvent en identifier les lacunes et proposer des améliorations qui leur permettront de travailler mieux et plus vite. L'essentiel est que, lorsqu'elle établit son budget, l'institution prenne en compte les éléments suivants : ? Ce rapport énumère tous les comptes d'épargne actifs d'une agence, par type de produit d'épargne. Le système devra produire un rapport sur la SITUATION GLOBALE DU CLIENT, indiquant la situation de tous les comptes de prêt et d'épargne actifs du client, l'historique de tous les comptes clos de ce même client, et la situation de ce dernier en tant que garant de prêts actifs. Le directeur général doit, quant à lui, être au fait des. Si l'institution est moins complexe et n'offre guère plus d'un ou deux produits de prêt, cette évaluation peut, à tout le moins, ne prendre qu'une journée et être effectuée par un seul représentant de la société informatique. circonstances, méthodologie ? Appui technique peu coûteux sur Internet. S'attend-on à ce que des problèmes de centralisation ou de décentralisation se manifestent ? ? Il constitue un outil indispensable pour toute institution de microfinance qui envisage de diversifier ses ressources pour cesser d'être totalement tributaire de subventions. Inclure, dans chaque rapport, des en-têtes et pieds de page permettant d'identifier le document, ainsi que des légendes en fin de texte. Une période de grâce s'applique-t-elle au calcul des intérêts ? Ces nouvelles provisions sont constituées par un crédit au compte des provisions pour créances douteuses (compte 1310 dans le plan comptable du chapitre 2) et un débit au compte des dotations aux provisions pour créances douteuses (compte 5110). La première colonne indique le montant réalisé de chaque compte, la colonne du milieu le montant prévu pour la même période, et la dernière le montant effectif en pourcentage du montant prévu. Il permet aussi de s'assurer que les dossiers des clients qui soldent leurs emprunts sont traités comme il se doit et que le taux de perte de clients (voir chapitre 4) est calculé correctement. Si la situation économique évolue de telle façon que l'institution est contrainte d'augmenter le taux de rémunération de ses dépôts à terme pour éviter que les déposants ne retirent leur argent et n'aillent le placer ailleurs, ses coûts augmenteront mais le produit des intérêts qu'elle perçoit sur ses prêts restera inchangé. ? 11. Il arrive même, dans certains cas, que l'institution de microfinance en fasse totalement abstraction. 3030    SUBVENTIONS, PROGRAMMES HORS CRÉDIT. Étant donné le faible coût des systèmes de comptabilité, il ne serait guère justifié de ne pas informatiser les opérations comptables au siège. Les institutions de microfinance offrant des services décentralisés doivent aussi suivre la productivité de chacune de leurs agences. Le compte de résultat contient généralement au moins deux colonnes (une par période) de manière à faciliter les comparaisons dans le temps. fournir des indications sur les ratios déterminants et les rapports utiles pour assurer le suivi des résultats d'une institution ; ? Source : Eduardo Bazoberry, directeur exécutif de PRODEM. ? Aux fins de l'analyse, toutefois, il est possible de les présenter de manière légèrement différente pour faire ressortir les points sur lesquels la direction souhaite porter son attention. Si la date du paiement coïncide avec un jour férié, les intérêts sont-ils majorés si le client paie le lendemain ? 1. Existe-t-il un mécanisme de contrôle et de suivi des opérations ? somme de l'encours de tous les crédits dus à l'institution, c'est-à-dire de tous les crédits décaissés et non encore remboursés ou passés en perte, nette du montant de la provision pour créances douteuses (qui apparaît au bilan). Cela ne signifie pas que les institutions doivent repousser l'élaboration de leur système jusqu'à ce qu'une nouvelle et meilleure version soit devenue disponible ; il faudra bien sûr procéder à des mises à niveau (ce dont il faudra tenir compte dans les plans d'équipement), mais cela ne sera certainement pas nécessaire tous les ans. Une légende explique, à la fin du rapport, tous les symboles employés. Ne peut pas être modifié à mesure que l'institution évolue, ? Deuxièmement, le demande de programmeurs est supérieure au nombre de programmeurs chevronnés. Le système d’information (SI) est un élément centrald’une entreprise ou d’une organisation. Elle peut alors utiliser les 500 000 dollars pour financer ses prêts, mais non le dépôt de 100 000 dollars, car ce dernier lui sert de garantie en cas de non remboursement. ? L'opération de décaissement d'un prêt peut être considérée comme terminée lorsque le client reçoit le chèque ou lorsque le dossier de prêt est déposé. Description et diagramme de la circulation des informations et des rapports traités par le système. munes (par exemple, caisses, encours et charges à payer). Une liste de mots-cles pouvant caracteriser les rapports a ete elaboree ; et un module d'interrogation combinant mots-cles et criteres de selection a ete developpe . Cet indicateur mesure la productivité de la gestion des ressources de l'institution. Il est possible de réduire considérablement le nombre de comptes ? Toute divergence doit être évaluée et expliquée. Lors des entretiens organisés en vue de la préparation de cet ouvrage, presque tous les cadres de direction interrogés ont mentionné les indicateurs de la qualité du portefeuille comme étant les plus utiles. Les besoins d'information diffèrent non seulement d'une institution à une autre, mais aussi dans le temps. susceptibles d'influer sur ses ratios financiers. Bien qu'il faille donner à tous les utilisateurs une vue d'ensemble du fonctionnement du système, la formation dispensée à chaque groupe doit être axée sur les questions les plus pertinentes par rapport à ses fonctions. TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES. Informations destinées aux utilisateurs extérieurs, Caractéristiques des données et des informations aux différents niveaux d’utilisation, Source Champ couvert Niveau Horizon Actualité Précision Utilisation de détail temporel des informations, Extérieure             Varié                   Simplifié                   Futur                   Ancienne                Imprécise           De temps à autre, Interne            Circonscrit               Développé                   Passé                     Récente                   Exacte                 Fréquente, Source : Adapté de Rolland Hurtubise, Managing Information Systems : Concepts and Tools (West Harford, Conn. : Kumarian, 1984). Le rendement théorique est le taux d'intérêt appliqué au solde d'un prêt en cours qui produirait le même revenu que la méthode de calcul utilisée par l'institution. Le système d'information de gestion est l'une des clés les plus importantes mais les moins bien comprises du succès d'une institution de microfinance. Or, c'est souvent sous la forme d'un indicateur que ces dernières sont le plus exploitables. ? ? Il faut créer de nouveaux formulaires et modifier les formulaires existants. Un système de gestion de portefeuille standard ne peut probablement pas traiter des formules novatrices de ce genre. Systèmes d'information de gestion (SIG) permet de comprendre le rôle et l'impact des systèmes d'information dans l'entreprise. Outre le rapport hebdomadaire, les directeurs et les comptables des agences établissent des bilans mensuels et des rapports sur les encaissements et les décaissements, sur la position du fonds mutuel (épargne des membres), sur la réalisation des objectifs dans le mois, sur les prévisions de trésorerie pour le mois suivant (par semaine), sur les demandes de prêts approuvées et sur les évaluations du personnel. Il ne faut surtout pas oublier que les chiffres ne brossent pas un portrait complet d'une institution et que l'analyse des indicateurs doit être complétée par des entretiens avec le personnel et les clients, en prenant bien en compte les perceptions et les attitudes1. Nous espérons que cet ouvrage facilitera la tâche des institutions désireuses de se doter d'un système d’information de gestion adapté à leurs opérations de microfinance. Le sous-système technique est composé des technologies (hard… Le programme de formation doit porter sur les points suivants : Il convient d'utiliser le nouveau système parallèlement à l'ancien, ? Les cadres de direction, le personnel de terrain, les membres du conseil d'administration et les responsables du système d'information sont rarement au fait de tous les besoins de leur institution : même s'ils savent qu'il est nécessaire de surveiller certains indicateurs clés ? Les indicateurs de la qualité du portefeuille de crédits sont placés en tête de liste et font ici l'objet d'un examen approfondi en raison de l'intérêt qu'ils présentent pour les institutions de microfinance. Il indique seulement l'évolution souhaitée pour ces ratios, de manière à aider les dirigeants à déterminer, en procédant à une analyse des tendances, si leur institution évolue de la manière souhaitée 6. Quel est leur niveau de rémunération ? 10, Chapitre 2  Le système de comptabilité                                                 15, 2.1 Les systèmes de comptabilité                                                           15, 2.2 Comptabilité de caisse et comptabilité d'engagement                          16, 2.3 Comptabilité par origine des fonds                                                   17, 2.4 Le plan comptable                                                                          19, 2.4.1 La structure du plan comptable                                               20, 2.4.2 Exemple de plan comptable                                                    22, 2.4.3 Le système de comptabilité français                                         25, 2.5 États financiers                                                                               25, Chapitre 3  Établissement de rapports                                                   27, 3.1 Définition des besoins d'information                                                27, 3.2 Éléments fondamentaux de la conception des rapports                       29, 3.2.1 Contenu des rapports                                                             29, 3.2.2 Catégories et niveaux de détail des informations                        29, 3.2.3 Fréquence et rapidité de la production des rapports                   33, 3.2.4 Identification de l'information                                                 33, 3.2.5 Analyse de tendance                                                               33, 3.2.6 Période couverte                                                                    34, 3.2.7 Exploitabilité                                                                         34, 3.2.8 Modèles de rapports                                                               34, 3.2.9 Analyse graphique                                                                  36, 3.3 Modèle conceptuel des rapports                                                       38, 3.3.1 Rapports destinés aux clients                                                   40, 3.3.2 Rapports destinés au personnel de terrain                                 40, 3.3.3 Rapports destinés aux directeurs d'agence et, aux directeurs régionaux                                                        41, 3.3.4 Rapports destinés au personnel de direction au siège social         42, 3.3.5 Rapports destinés au conseil d'administration                           43, 3.3.6 Rapports destinés aux bailleurs de fonds et aux actionnaires       43, 3.3.7 Rapports destinés aux autorités de contrôle                              43, Chapitre 4  Suivi des résultats au moyen d'indicateurs                           45, 4.1 Interprétation des indicateurs                                                           47, 4.1.1 Comprendre la composition des indicateurs                              48, 4.1.2 Analyse de tendances                                                             48, 4.1.3 Comparaison des résultats d'institutions différentes                   49, 4.2 Indicateurs de la qualité du portefeuille de crédits                              50, 4.2.1 Les difficultés associées au suivi de la qualité du portefeuille       51, 4.2.2 Portefeuille classé à risque                                                       53, 4.2.3 Taux de provision pour créances douteuses et taux, d'abandon de créances                                                           54, 4.2.4 Taux de rééchelonnement des prêts                                         56, 4.3 Indicateurs de rentabilité                                                                 56, 4.3.1 Rendements retraités de l'actif et des fonds propres                   56, 4.3.2 Rendements de l'actif et des fonds propres                               58, 4.3.3 Viabilité financière                                                                 58, 4.4 Indicateurs de solvabilité financière                                                  59, 4.4.1 Multiplicateur des fonds propres                                             59, 4.4.2 Indicateurs de risque d'illiquidité                                             59, 4.4.3 Indicateurs du risque de taux                                                  61, 4.4.4 Indicateurs du risque de change                                               62, 4.4.5 Un indicateur de risque d'inflation ? ? Lorsqu'une commandations d'un programmeur. L'ordinateur principal de l'agence compile les transactions de la journée et imprime des rapports. Un extranetest une extension du système d'information de l'entreprise à des partenaires situés au-delà du réseau, et ce, de manière sécurisée ... outil de gestion de contacts outils de workflow conférence électronique (vidéoconférence, chat, ...) Groupware D’ADÉQUATION DES LIQUIDITÉS du style de ceux proposés notamment par Bartel et coll. L'informatisation du système doit être guidée par les principes de gestion fondamentaux appliqués dans tous les domaines d'activités. Le matériel existant peut-il être réutilisé ou doit-il être remplacé ?